【好感度をアップするメールの書き方】ビジネスメール文例集

毎日のビジネスシーンで何気なくやりとりしているメール。
「仕事だから・・・」と、つい機械的に書いて送ったり、誰が書いても同じと考えたりしていませんか？

いえいえ。それは違います。
ほんの少しの心遣いと書き方の工夫で、メールはすばらしいコミュニケーションツールとなるのです。
山のように交わされるメールの中でキラリと光るメールを作る、
今日から使えるポイントをいくつかご紹介いたします。

あなたに来ているメールを改めてご覧ください。
差出人の部分はアルファベット表記と漢字表記、どちらが多いでしょう？
たいていの方はアルファベットのほうが多いのではないでしょうか？

では、名前が確認しやすいのは？
おそらくほとんどの方が漢字表記と回答されるのでは？

差出人の表記は自在に変更することができます
（※表記の変更方法はお使いのメールソフトによって異なりますので、
詳しくはそれぞれのマニュアルをご覧ください）。

名前を漢字表記にしたり、会社名と組み合わせてみたり・・・
（そういえば、以前「お世話になっております」まで
入れ込んでいた方もいらっしゃいました！）。

オリジナルな表記で、あなたからのメールであることを
さりげなく目立たせてしまいましょう。

件名はいわばメールの顔のようなもの。
いい顔をしていれば、先方も思わず開けたくなってしまうはずです。

その顔を作るための効果的な方法として、
件名の冒頭に【】つきの見出しをつけることをオススメします。

つまり、メール内容がお願いしたいことであれば【ご依頼】、
急いで読んでもらいたい場合は【緊急】、などの見出しを立てて、
その後に概要を書くのです。

こうしておけば、件名を見るだけでその背後にある状況が
先方にも伝わり、お互いのコミュニケーションがスムーズに。
本文の中で長々とこちらの事情を説明するのではなく、
見出しとしてさりげなく伝えるスマートな方法は、
先方にも好印象を与えます。

こうした小さな配慮が、結果的にあなたのメールを
光らせることになるのです。

文例集の中にも、いくつか事例を挙げましたので、
ぜひ活用してみてください。

あなたはメールを書く時、どこから書き始めますか？
新規メールを開いて、件名を入れ、さて本文・・・となった時に、

たぶんカーソルがある位置からそのまま入力を始める方が
ほとんどなのではないでしょうか。

この時、全角スペースを１つあるいは２つ分空けてから
書き出すことで、メールが格段に見やすくなります。

思い出してみてください。書籍や雑誌のページは、
たいていの場合、ページの四方にスペースがあるはずです。

文章の周りに空きを取ることで、文字を読みやすく、
情報を理解しやすくする工夫をしているわけですね。

この手法をメールにも応用するのです。
スペースの取り方は好みにもよりますが、あまり空けすぎては
かえって読みにくいので、まずは全角スペース１つまたは
2つ分から始めてみては？

メールを開けた途端、思わず「読みにくい・・・」と
思ってしまったことはありませんか？
それにはさまざまな原因が考えられますが、もしかすると、
ほとんど改行がされてなくて、１行の文字数が
やたら長かったりしていたのでは？

文字数はこれまた個人の好みにもよりますが、
最長でも30文字くらいを目安に、実際にメールを書いてみて、
自分で調整するとよいでしょう
（文字数を決める時、読みやすいなと思った
メールの文字を数えてみるのも手です）。

また、段落ごとに１行分を空けるのも読みやすくする
工夫のひとつです。用件を正確に伝えることはもちろんですが、
メールを読む相手の立場に立って、ほんの少し書く工夫をすることで、
あなたのメールに対する好感度がアップし始めます。

文字数と行間にこだわって、あなただけの
メールスタイルを確立しましょう。

仕事のやり取りはメールが基本、とはいえ、
ビジネスシーンにおいては電話をかけていただいたり、
資料を郵送してもらったりすることは多々起こり得ます。

そんな時、自分のメールに住所や電話番号などの連絡先を署名で
入れておけば、先方に余分な手間を取らせることもありません。

フリーで活躍している方で自宅住所を仕事の連絡先に
している人などは、少し配慮が必要かもしれませんが、
基本的にビジネスメールに署名は絶対必要。

：：や＋＋などをうまく使ってオリジナルの署名を
作ることをオススメします。

しかも、署名の中に、自社の新商品や自分の手がけた仕事のURLなどを、
その時々に応じて入れていけば、営業ツールにも早変わり！

無料で使えて、いつでも更新できる＜署名＞を
もっとビジネスに活用しましょう！

一覧へ戻る

PR

レンタルサーバー

プロバイダー

SEO

VPN

Copyright (C)Mitumori.com, Inc. All Rights Reserved.